Het is de eerste vraag die de meeste zelfstandigen en praktijken zich stellen: hoeveel gaat een externe secretaresse me kosten, en is het echt rendabel? Het antwoord hangt af van uw werkvolume, maar ook van wat u vergelijkt. Hier is een eenvoudige methode om het helder te krijgen.
De belangrijkste tariefmodellen
Een zelfstandige secretaresse factureert haar prestaties meestal volgens een van deze drie modellen:
Het uurtarief
Dit is het eenvoudigste en meest transparante model: u betaalt de uren die effectief gepresteerd zijn. Het is vooral geschikt voor wisselende of eenmalige behoeften. Bij Nahid Secrétariat wordt de formule Essentieel aangeboden aan 30 € per uur.
Het maandelijkse pakket
U reserveert elke maand een aantal uren, wat de beschikbaarheid van uw secretaresse garandeert en uw budget voorspelbaar maakt. Dat is de gedachte achter de formule Sereniteit, op offerte volgens uw behoeften.
De opdracht op maat
Voor een specifiek project — een achterstand in het klassement wegwerken, een vervanging tijdens een verlof, een CRM opzetten — wordt vooraf een prijs afgesproken voor de volledige opdracht.
Enkele budgetvoorbeelden
Op basis van een uurtarief van 30 € vindt u hieronder enkele grootteordes voor verschillende profielen:
| Profiel | Typische behoeften | Volume | Indicatief budget |
|---|---|---|---|
| Startende zelfstandige | Facturatie, herinneringen, enkele e-mails | 5 u / maand | 150 € / maand |
| Kinesitherapeut of psycholoog | Agenda, herinneringen, eerste contacten | 10 u / maand | 300 € / maand |
| Vrij beroep | Agenda, e-mails, documenten, erelonen | 20 u / maand | 600 € / maand |
| Medische praktijk | Telefoonpermanentie, agenda, briefwisseling | 40 u / maand | 1 200 € / maand |
Deze bedragen zijn indicatief: het werkelijke volume hangt af van uw activiteit en wordt duidelijker na een eerste gesprek. U kunt zelf een raming maken met de budgetsimulator.
De kosten van een aanwerving die vaak vergeten worden
Een extern uurtarief vergelijken met het bruto-uurloon van een secretaresse in loondienst zou misleidend zijn. Een werknemer in dienst nemen brengt heel wat bijkomende kosten mee:
- de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid, bovenop het brutoloon;
- het vakantiegeld en de eindejaarspremie;
- verlofdagen, feestdagen en afwezigheden, die betaald maar niet gepresteerd worden;
- de werkplek: bureau, computer, licenties, telefoon;
- de tijd en de kosten van de aanwerving, en daarna van de opleiding;
- de administratieve verplichtingen die bij het werkgeverschap horen.
Bovenal verbindt een arbeidsovereenkomst u aan een vast aantal uren, of er nu werk is of niet. Voor een behoefte van 10 of 20 uur per maand is een aanwerving doorgaans geen realistische optie.
Met een zelfstandige secretaresse betaalt u alleen de nuttige tijd. Geen dode uren, geen bijkomende kosten, geen langdurige verbintenis.
Hoe weet u of het voor u rendabel is?
De vraag is niet alleen „hoeveel kost het?”, maar „hoeveel kost het me om het zelf te doen?”. Een eenvoudige berekening:
- Schat hoeveel uren u elke maand aan administratie besteedt.
- Vermenigvuldig dat met de waarde van een uur van uw eigen werk (consultatie, gefactureerde prestatie).
- Vergelijk dit met de kost van een secretaresse voor dezelfde uren.
Voor een zorgverlener of een vrij beroep is het verschil vaak aanzienlijk. En dan houdt dit nog geen rekening met het belangrijkste voordeel: vrije avonden en weekends.
De criteria om goed te kiezen
- Ervaring in uw sector, in het bijzonder voor medisch secretariaat;
- vertrouwelijkheid en de manier waarop uw gegevens beschermd worden;
- talenkennis, essentieel in Brussel;
- flexibiliteit in het aantal uren;
- transparantie over tarieven en rapportering.
Wilt u meer weten? Bekijk dan de details van de formules en tarieven of het artikel Zelfstandige secretaresse of secretaresse in loondienst: wat kiezen?
Elke activiteit is anders. Een eerste kosteloos gesprek maakt duidelijk wat u precies kunt uitbesteden en voor welk budget. Contact opnemen of mijn budget ramen.