C’est la première question que se posent la plupart des indépendants et des cabinets : combien va me coûter une secrétaire externe, et est-ce réellement rentable ? La réponse dépend de votre volume de travail, mais aussi de ce que vous comparez. Voici une méthode simple pour y voir clair.
Les principaux modes de tarification
Une secrétaire indépendante facture ses prestations, généralement selon l’un de ces trois modèles :
Le tarif horaire
C’est le modèle le plus simple et le plus transparent : vous payez les heures effectivement prestées. Il convient particulièrement aux besoins variables ou ponctuels. Chez Nahid Secrétariat, la formule Essentielle est proposée à 30 € de l’heure.
Le forfait mensuel
Vous réservez un volume d’heures chaque mois, ce qui garantit la disponibilité de votre secrétaire et facilite votre budget. C’est l’esprit de la formule Sérénité, établie sur devis selon vos besoins.
La mission sur mesure
Pour un projet précis — rattrapage de classement, remplacement pendant un congé, mise en place d’un CRM — un prix est convenu à l’avance pour l’ensemble de la mission.
Quelques exemples de budget
Sur la base d’un tarif horaire de 30 €, voici des ordres de grandeur pour différents profils :
| Profil | Besoins typiques | Volume | Budget indicatif |
|---|---|---|---|
| Indépendant qui démarre | Facturation, relances, quelques e-mails | 5 h / mois | 150 € / mois |
| Kiné ou psychologue | Agenda, rappels, premiers contacts | 10 h / mois | 300 € / mois |
| Profession libérale | Agenda, e-mails, documents, honoraires | 20 h / mois | 600 € / mois |
| Cabinet médical | Permanence téléphonique, agenda, courriers | 40 h / mois | 1 200 € / mois |
Ces montants sont indicatifs : le volume réel dépend de votre activité et se précise après un premier échange. Vous pouvez faire votre propre estimation avec le simulateur de budget.
Les coûts d’un recrutement que l’on oublie souvent
Comparer un tarif horaire externe au salaire horaire brut d’une secrétaire salariée serait trompeur. Un emploi salarié implique de nombreux coûts supplémentaires :
- les cotisations sociales patronales, qui s’ajoutent au salaire brut ;
- le pécule de vacances et la prime de fin d’année ;
- les congés, jours fériés et absences, payés mais non prestés ;
- le poste de travail : bureau, ordinateur, licences, téléphone ;
- le temps et le coût du recrutement, puis de la formation ;
- les obligations administratives liées au statut d’employeur.
Surtout, un contrat salarié vous engage sur un volume fixe d’heures, que le travail soit là ou non. Pour un besoin de 10 ou 20 heures par mois, le salariat n’est généralement pas une option réaliste.
Avec une secrétaire indépendante, vous ne payez que le temps utile. Pas d’heures creuses, pas de coûts annexes, pas d’engagement de longue durée.
Comment savoir si c’est rentable pour vous ?
La question à se poser n’est pas seulement « combien ça coûte ? », mais « combien me coûte de le faire moi-même ? ». Un calcul simple :
- Estimez le nombre d’heures que vous consacrez chaque mois à l’administratif.
- Multipliez-le par la valeur d’une heure de votre propre travail (consultation, prestation facturée).
- Comparez avec le coût d’une secrétaire pour ces mêmes heures.
Pour un praticien ou une profession libérale, l’écart est souvent significatif. Et il ne tient pas compte du bénéfice le plus important : des soirées et des week-ends libérés.
Les critères pour bien choisir
- L’expérience dans votre secteur, en particulier pour le secrétariat médical ;
- la confidentialité et la manière dont vos données sont protégées ;
- les langues maîtrisées, essentielles à Bruxelles ;
- la flexibilité du volume d’heures ;
- la transparence des tarifs et des comptes rendus.
Pour aller plus loin, consultez le détail des formules et tarifs ou l’article Secrétaire indépendante ou salariée : que choisir ?
Chaque activité est différente. Un premier échange gratuit permet d’identifier précisément ce que vous pouvez déléguer et pour quel budget. Me contacter ou estimer mon budget.