De zaakvoerder die alles doet
In een klein bedrijf is de zaakvoerder vaak ook verkoper, projectleider, boekhouder en secretaresse. De administratie komt na de klanten — logisch — maar ze herinnert u er altijd aan: een vergeten factuur, een te laat verstuurde offerte, een klant die niet teruggebeld werd, een boekhouder die op zijn stukken wacht.
Een extern secretariaat biedt u een betrouwbare administratieve kracht zonder de beperkingen van een aanwerving. Ik neem de terugkerende taken van uw bedrijf op mij, enkele uren per week of per maand, en ik integreer mij in uw tools en uw manier van werken.
De meest voorkomende knelpunten
Offertes die te laat vertrekken
Een prospect die een week op zijn offerte wacht, heeft vaak al elders getekend.
Een onregelmatige facturatie
Te laat opgemaakte facturen, betalingen die uitblijven, een gespannen thesaurie.
Een gebrekkige klantopvolging
Verspreide contacten, geen geplande opvolging, gemiste kansen.
Geen klassement
Documenten die onvindbaar zijn op het moment dat de boekhouder ze nodig heeft.
Wat ik voor uw bedrijf op mij neem
- Opmaken en versturen van offertes
- Facturatie en opvolging van betalingen
- Hoffelijke en gestructureerde betalingsherinneringen
- Bijhouden van uw CRM en opvolging van prospects
- Beheer van de algemene mailbox
- Klasseren van documenten en voorbereiding voor de boekhouder
- Telefonisch onthaal en noteren van berichten
- Opvolging van bestellingen en leveranciers
Zelfstandigen: delegeren vanaf de eerste uren
U hoeft geen team te hebben om een secretaresse in te schakelen. Veel zelfstandigen beginnen met enkele uren per maand, gewijd aan facturatie en herinneringen, en breiden geleidelijk uit naar het beheer van e-mails of de telefoon.
Het is vaak de beste investering van een zelfstandige: elk gedelegeerd administratief uur is een uur dat u kunt besteden aan uw klanten, aan prospectie of gewoon om op adem te komen.
De nuttigste diensten
Ik begeleid professionals overal in België, onder meer in Charleroi, Nijvel, Luik, Brussel. Neem contact op voor een eerste kosteloos gesprek.
Wat kost een zelfstandige secretaresse? — Uurtarief, formules, vermeden kosten: hoe u concreet het budget van een uitbesteed secretariaat inschat en vergelijkt met een aanwerving.
Veelgestelde vragen
Vanaf welke grootte kan een kmo een beroep op u doen?
Vanaf de zelfstandige die alleen werkt. De dienst is bedoeld voor organisaties met een reële administratieve behoefte die niet volstaat voor een voltijdse kracht, doorgaans van 1 tot 20 personen.
Kunt u onze offertes opmaken?
Ja, op basis van uw sjablonen, uw tarieven en de informatie die u mij bezorgt. Ik maak ze op, verstuur ze en volg ze op tot de klant antwoordt.
Werkt u samen met onze boekhouder?
Ja, ik bereid de documenten voor die hij nodig heeft en bezorg ze in het gevraagde formaat. Uw boekhouder blijft verantwoordelijk voor de boekhouding en de aangiften.
Kunt u het contact met Franstalige klanten beheren?
Ja, ik werk in het Frans, Nederlands en Engels, wat een troef is voor bedrijven die in het hele land actief zijn.