De mailbox, een onzichtbare tijdvreter
Lezen, sorteren, beantwoorden, doorsturen, een oud bericht terugzoeken: e-mailbeheer neemt bij de meeste zelfstandigen en bedrijfsleiders al snel één tot twee uur per dag in beslag. En ondanks al die tijd raken belangrijke berichten bedolven onder nieuwsbrieven en meldingen.
Ik neem uw inbox over volgens regels die we samen vastleggen. Eenvoudige vragen krijgen snel een antwoord op basis van modellen die u goedgekeurd hebt; berichten die uw beslissing vragen, worden u gemeld met een korte samenvatting; de rest wordt geklasseerd, gearchiveerd of verwijderd.
Herkent u zich hierin?
Honderden ongelezen berichten
Uw inbox is een takenlijst geworden die onmogelijk bij te houden is.
Late antwoorden
Een klant wacht drie dagen op een antwoord dat twee minuten werk was.
Verloren informatie
Een bijlage of bevestiging die onvindbaar is net wanneer u ze nodig hebt.
’s Avonds nog mails lezen
U verwerkt uw e-mails na uw werkdag, ten koste van uw rust.
Wat ik in uw mailbox doe
- Dagelijks sorteren en klasseren in mappen of labels
- Beantwoorden van gangbare vragen met goedgekeurde modellen
- Doorsturen van belangrijke berichten met een korte samenvatting
- Opvolgen van berichten die op antwoord wachten en herinneringen sturen
- Uitschrijven van nieuwsbrieven en filters tegen overvolle inboxen
- Opstellen van concepten die u enkel nog moet goedkeuren
- Beheer van een algemeen adres (info@, contact@, secretariaat@)
- Correspondentie in het Nederlands, Frans en Engels
Hoe werkt het
- Audit van uw mailbox
Soorten berichten, volumes, prioritaire afzenders, terugkerende antwoorden.
- Regels en modellen
Samen stellen we uw standaardantwoorden op en de lijst van wat aan u moet worden doorgegeven.
- Dagelijkse verwerking
De mailbox wordt één of meerdere keren per dag verwerkt, afhankelijk van volume en dringendheid.
- Overzicht
Een regelmatig overleg over openstaande berichten en onderwerpen die uw beslissing vragen.
De voordelen voor u
Uw contactpersonen krijgen een snel en verzorgd antwoord.
Gedaan met de opstapeling: elk bericht heeft een duidelijke status.
U leest enkel nog de berichten die echt uw aandacht vragen.
Eenzelfde toon, handtekening en opmaak in al uw communicatie.
Voor welke profielen?
Dienst beschikbaar 100 % op afstand, onder meer in Brussel, Waals-Brabant, Luik en overal in België. Bekijk de tarieven of vraag een offerte aan.
Waarom uw administratie uitbesteden? — Tijdwinst, cashflow, professioneel imago, gemoedsrust: waarom steeds meer zelfstandigen hun administratie uitbesteden — en hoe u goed van start gaat.
Veelgestelde vragen
Gaat u al mijn e-mails in mijn plaats beantwoorden?
Nee, enkel de berichten die u aan mij gedelegeerd hebt. We bepalen precies welke categorieën berichten ik zelfstandig behandel en welke altijd naar u worden doorgestuurd.
Hoe wordt de vertrouwelijkheid van mijn communicatie gewaarborgd?
Ik werk via een gedelegeerde toegang of een gedeelde mailbox, op een beveiligde computer. De geraadpleegde informatie wordt enkel gebruikt voor de opdracht en blijft strikt vertrouwelijk.
Hoeveel tijd moet ik voorzien?
Dat hangt af van het volume. Voor een zelfstandige die 30 tot 50 e-mails per dag ontvangt, volstaan vaak enkele uren per week zodra de regels vastliggen.
Kunt u in het Nederlands en het Engels schrijven?
Ja, ik schrijf en antwoord in het Frans, Nederlands en Engels, wat bijzonder handig is in Brussel en voor een internationale klantenkring.