Nooit meer kiezen tussen opnemen en werken
Een telefoon die rinkelt tijdens een consultatie, een vergadering of op de werf is een voortdurend dilemma: opnemen en onderbreken waar u mee bezig bent, of laten rinkelen en het risico lopen een patiënt, een klant of belangrijke informatie te missen.
Met een uitbestede telefoonpermanentie worden uw oproepen doorgeschakeld naar mijn lijn tijdens de tijdsblokken die u zelf bepaalt. Ik neem op in uw naam, met de begroeting die u gekozen hebt, ik breng de vraag in kaart en handel volgens uw richtlijnen: een afspraak inplannen, veelgestelde vragen beantwoorden, een bericht doorgeven of een dringende doorverbinding.
Wat een gemiste oproep kost
Patiënten die elders bellen
Een nieuwe patiënt die op een voicemail stuit, belt vaak gewoon de volgende praktijk op zijn lijstje.
Onderbrekingen midden in uw concentratie
Elke oproep tijdens een consultatie of vergadering breekt uw ritme en uw aandacht.
Een overvolle voicemail ’s avonds
Na uw werkdag nog vijftien mensen terugbellen is efficiënt noch aangenaam.
Een minder professioneel imago
Een verzorgd telefonisch onthaal stelt de beller meteen gerust.
Wat ik voor u opneem
- Telefonisch onthaal in uw naam, met uw eigen begroeting
- Filteren van oproepen en in kaart brengen van vragen
- Afspraken rechtstreeks in uw agenda inplannen
- Beantwoorden van veelgestelde vragen (openingsuren, bereikbaarheid, tarieven)
- Berichten doorsturen via e-mail of sms, in real time
- Beheer van annuleringen en verplaatsingen
- Uitgaande oproepen: bevestigingen, herinneringen, informatie
- Onthaal in het Nederlands, Frans of Engels
Hoe werkt het
- Richtlijnen vastleggen
Begroeting, veelgestelde vragen, dringende gevallen, contactpersonen: samen stellen we een eenvoudig script op.
- Doorschakeling van uw lijn
U activeert de doorschakeling naar mijn lijn tijdens de afgesproken tijdsblokken, of wanneer u niet opneemt.
- Behandeling van de oproepen
Elke oproep wordt genoteerd, behandeld en indien nodig onmiddellijk doorgegeven, afhankelijk van de dringendheid.
- Verslag
U ontvangt een duidelijk overzicht van de oproepen van de dag en de ondernomen acties.
De voordelen voor u
Tijdens de afgedekte tijdsblokken krijgt elke beller een menselijk antwoord.
U krijgt enkel door wat echt uw tussenkomst vraagt.
Dezelfde toon, dezelfde informatie en dezelfde hoffelijkheid bij elke oproep.
Ochtenden, middagpauzes, consultatiedagen, verlof: u kiest.
Voor welke profielen?
Dienst beschikbaar 100 % op afstand, onder meer in Brussel, Luik, Charleroi en overal in België. Bekijk de tarieven of vraag een offerte aan.
Medisch secretariaat op afstand: hoe werkt het? — Oproepdoorschakeling, gedeelde agenda, urgentieprotocol en vertrouwelijkheid: zo werkt een medisch secretariaat op afstand in de praktijk.
Veelgestelde vragen
Weten mijn bellers dat de permanentie uitbesteed is?
Nee, tenzij u dat wenst. Ik neem op met de begroeting van uw praktijk of bedrijf, net zoals een secretaresse ter plaatse dat zou doen.
Hoe geeft u mij de berichten door?
Via e-mail, sms of rechtstreeks in uw tool (agenda, CRM, medische software), naargelang wat u het beste uitkomt. Dringende zaken worden onmiddellijk gemeld.
Kan ik de permanentie beperken tot bepaalde uren?
Ja. De meeste klanten kiezen vaste tijdsblokken (ochtenden, middagpauze, consultatiedagen) of een doorschakeling enkel wanneer ze niet opnemen.
Kunt u rechtstreeks afspraken inplannen?
Ja, als u mij toegang geeft tot uw online agenda en we samen uw planningsregels hebben vastgelegd (duur, soorten consultaties, gereserveerde tijdsblokken).