Minder telefoon, meer geneeskunde
Een huisarts kan tientallen oproepen per dag krijgen: afspraakaanvragen, hernieuwing van voorschriften, resultaten, aanvragen voor huisbezoeken, administratieve vragen. Zonder secretariaat onderbreken die oproepen de consultaties of stapelen ze zich op op het antwoordapparaat.
Voor specialisten ligt de uitdaging vaak anders: een agenda die weken vooruit volgeboekt is, wachttijden die beheerd moeten worden, verwijsbrieven die verwerkt moeten worden en verslagen die snel naar de behandelende artsen moeten.
Wat zwaar weegt op de dag van een arts
Oproepen tijdens de consultatie
Elke onderbreking verlengt de consultatie en schaadt de aandacht voor de patiënt.
De organisatie van huisbezoeken
Huisbezoeken plannen tussen twee consultatieblokken.
Administratieve aanvragen
Getuigschriften, attesten, verzekeringsformulieren: een continue stroom.
Brieven en verslagen
Het uittypen en versturen naar collega’s wordt uitgesteld tot het einde van de dag.
Mijn taken voor artsen
- Beantwoorden van oproepen en afspraakaanvragen
- Sorteren van aanvragen: consultatie, huisbezoek, hernieuwing, urgentie
- Organiseren van huisbezoeken
- Beheer van de wachtlijst voor specialisten
- Uittypen en versturen van brieven aan collega’s
- Opvolging van resultaten en door te sturen documenten
- Administratieve voorbereiding van de consultaties
- Beheer van de mailbox van de praktijk
Een typische dag met een secretariaat op afstand
’s Ochtends wordt de lijn van de praktijk doorgeschakeld naar mijn permanentie: ik neem de afspraakaanvragen aan, herken dringende situaties volgens uw protocol en plan de huisbezoeken. Tijdens uw consultaties ontvangt u enkel de berichten die uw aandacht vereisen.
Op het einde van de dag hebt u een overzicht van de oproepen, een bijgewerkte agenda voor de volgende dag en brieven die klaarliggen om nagelezen en ondertekend te worden. De administratie gaat gelijk op met uw consultaties, in plaats van zich ’s avonds op te stapelen.
De nuttigste diensten
Ik begeleid professionals overal in België, onder meer in Brussel, Waals-Brabant, Charleroi, Luik. Neem contact op voor een eerste kosteloos gesprek.
Medisch secretariaat op afstand: hoe werkt het? — Oproepdoorschakeling, gedeelde agenda, urgentieprotocol en vertrouwelijkheid: zo werkt een medisch secretariaat op afstand in de praktijk.
Veelgestelde vragen
Kunt u aanvragen voor huisbezoeken beheren?
Ja. Ik verzamel de nodige informatie (adres, reden, beschikbaarheid), organiseer die volgens uw rondes en bezorg u een duidelijke planning.
Kunnen patiënten medisch advies krijgen?
Nee, en dat is essentieel: ik geef nooit medisch advies. Ik noteer de vraag en verwijs door volgens het protocol dat u hebt vastgelegd (afspraak, terugbellen door de arts, noodnummer).
Is dit geschikt voor een wijkgezondheidscentrum?
Ja, met name om het onthaal tijdens de piekuren te ontlasten of bepaalde administratieve taken die door meerdere zorgverleners gedeeld worden te centraliseren.
Hoe verloopt het doorgeven van brieven?
U bezorgt mij uw notities of dictaten via een beveiligd kanaal; ik stel de brieven op en maak ze op, waarna u ze naleest en goedkeurt vóór verzending.