Ne plus choisir entre décrocher et travailler
Un téléphone qui sonne pendant une consultation, une réunion ou un chantier, c’est un dilemme permanent : décrocher et interrompre ce que vous faites, ou laisser sonner et risquer de perdre un patient, un client ou une information importante.
Avec une permanence téléphonique externalisée, vos appels sont renvoyés vers ma ligne pendant les plages que vous définissez. Je réponds en votre nom, avec la formule d’accueil que vous avez choisie, je qualifie la demande et j’agis selon vos consignes : prise de rendez-vous, réponse aux questions fréquentes, transmission d’un message ou mise en relation urgente.
Ce que coûte un appel manqué
Des patients qui appellent ailleurs
Un nouveau patient qui tombe sur une messagerie contacte souvent le cabinet suivant de sa liste.
Des interruptions en pleine concentration
Chaque appel pris en consultation ou en réunion casse votre rythme et votre écoute.
Une messagerie saturée le soir
Rappeler quinze personnes après votre journée n’est ni efficace, ni agréable.
Une image moins professionnelle
Un accueil téléphonique soigné rassure immédiatement l’interlocuteur.
Ce qui est pris en charge
- Accueil téléphonique à votre nom, avec votre formule d’accueil
- Filtrage des appels et qualification des demandes
- Prise de rendez-vous directement dans votre agenda
- Réponse aux questions fréquentes (horaires, accès, tarifs)
- Transmission des messages par e-mail ou SMS, en temps réel
- Gestion des annulations et des reports
- Rappels sortants : confirmations, relances, informations
- Accueil en français, néerlandais ou anglais
Comment ça fonctionne
- Définition des consignes
Formule d’accueil, questions fréquentes, cas urgents, interlocuteurs : nous rédigeons ensemble un script simple.
- Renvoi de votre ligne
Vous activez le renvoi d’appel vers ma ligne sur les plages convenues, ou en cas de non-réponse.
- Traitement des appels
Chaque appel est noté, traité et, si nécessaire, transmis immédiatement selon son degré d’urgence.
- Compte rendu
Vous recevez un récapitulatif clair des appels de la journée et des actions réalisées.
Les avantages pour vous
Pendant les plages couvertes, chaque appelant obtient une réponse humaine.
Vous ne recevez que ce qui nécessite réellement votre intervention.
Le même ton, les mêmes informations, la même courtoisie à chaque appel.
Matinées, pauses de midi, jours de consultation, congés : vous choisissez.
Pour quels profils ?
Service disponible 100 % à distance, notamment Bruxelles, Liège, Charleroi et partout en Belgique. Consultez les tarifs ou demandez un devis.
Télésecrétariat médical : comment ça fonctionne ? — Renvoi d’appel, agenda partagé, protocole d’urgence et confidentialité : le fonctionnement concret d’un secrétariat médical à distance.
Questions fréquentes
Mes appelants sauront-ils que la permanence est externalisée ?
Non, sauf si vous le souhaitez. Je réponds avec la formule d’accueil de votre cabinet ou de votre entreprise, comme le ferait une secrétaire présente sur place.
Comment me transmettez-vous les messages ?
Par e-mail, SMS ou directement dans votre outil (agenda, CRM, logiciel médical), selon ce qui vous convient. Les urgences sont signalées immédiatement.
Puis-je limiter la permanence à certaines heures ?
Oui. La plupart des clients choisissent des plages précises (matinées, pause de midi, jours de consultation) ou un renvoi uniquement en cas de non-réponse.
Pouvez-vous prendre des rendez-vous directement ?
Oui, si vous me donnez accès à votre agenda en ligne et que nous avons défini ensemble vos règles de planification (durées, types de consultation, créneaux réservés).